Gemeente Staphorst, Staphorst

“Monitoring aanpakken was goede zet. Het geeft rust en we houden elkaar scherp”

De IT afdeling van de gemeente Staphorst bestaat uit 3 systeembeheerders, een helpdeskmedewerker en een coördinator. Deze gemeente werkt veel samen met twee andere gemeentes uit de regio. Samen investeren en werken zij aan een stabiele en betrouwbare IT omgeving voor de 160 medewerkers.

Al meer dan 5 jaar geleden werd de serverruimte van Gemeente Staphorst vernieuwd. De ruimte was zeer verouderd en moest worden aangepast. Maar ja, is een dergelijke ruimte nog wel van deze tijd? Moeten we een overstap maken naar de cloud? Gemeente Staphorst werkt al jaren samen met buurtgemeenten en daardoor ontstond de kans en mogelijkheid om nog meer samen te werken. De ruimte werd in zijn geheel gesloopt en voorzien van een nieuwe vloer en nieuwe racks. Het bleek een goede zet te zijn geweest.

Bert Tichelaar (Gemeente Staphorst) en Erwin van 't Ende (X-ICT)

Bert Tichelaar_Gemeente StaphorstBert Tichelaar werkt sinds 2000 bij de Gemeente Staphorst en maakte al veel ontwikkelingen van zeer dichtbij mee. Bert vertelt: “De bouw van de ruimte was een mooi project: spannend en ingrijpend. Het weekend was als een big bang: in 1 keer alles eruit en het nieuwe erin. Alles is goed verlopen in samenwerking met het team van X-ICT. We hielden er een goed gevoel aan over.” In de jaren na de verbouwing werd de airco vervangen en vorig jaar de UPS-en.

Erwin van ’t Ende (sr. adviseur bij X-ICT) liep in november weer even binnen bij de Gemeente Staphorst en zag een monitor op de afdeling hangen. Het beeld was zwart, de monitor stond uit. Bert legt het uit: “Erwin kwam op het juiste moment binnen lopen. Het monitoringspakket waar wij mee werkten was verouderd. Als we een melding binnenkregen klikten we het scherm wel aan om te kijken waar het probleem zich bevond, maar we hielden het niet meer bij. Er stonden rode en gele meldingen in het scherm en het was complex om aanpassingen door te voeren en het pakket te onderhouden. Een monitoringspakket stond dus op ons wensenlijstje, maar we waren te druk met de lopende projecten.”

SMS melding wens nummer 1
Gemeente Staphorst was al langere tijd op zoek en heeft ook andere oplossingen bekeken. Erwin stuurde meer informatie en stelde voor, dat als ze het interessant vonden, een afspraak te maken voor een demo van de PIM+ monitoringsoftware. Binnen een week belde Bert met Erwin om een afspraak te maken. “We wilden graag een SMS dienst waarmee we ten alle tijden inzicht in bepaalde noodscenario’s konden krijgen. Tijdig een melding ontvangen als de performance van het netwerk en de systemen niet is wat we ervan verwachten, verbindingen met de andere gemeentes in de gaten houden en ook een gemakkelijk te onderhouden systeem waren de belangrijkste wensen.”

“We hebben meerdere leveranciers gesproken en ons verdiept in de verschillende mogelijkheden en kosten. PIM+ bleek het best bij ons te passen. Met de demo wisten we beter wat we wilden en het voelde direct goed. Nu staat het pakket er en zijn de verwachtingen zeker waargemaakt! Wat we in de demo hebben gezien; dat wilden we graag hebben en zo werkt het nu ook!” aldus een tevreden Bert.

De gemeente Staphorst werkt sinds februari van dit jaar met PIM+; een korte doorlooptijd. Bert Tichelaar: “Wij zijn allemaal van ‘eerst zien en dan geloven’. Na de demo kwamen we weer bij elkaar in kantoor en hebben we er niet lang over na gedacht. Het hele team stond erachter: we gaan dit doen!”

“We zijn op zoek gegaan naar de balans tussen wat we wel en niet willen weten”

Eerste dag al operationeel
De implementatie van de PIM+ software bestond uit drie dagen waarop de consultants van X-ICT op de afdeling aanwezig waren. Op de eerste dag was het systeem al operationeel. Op de tweede dag werden alle belangrijke overzichten in de dashboards zichtbaar en werd een to-do list opgesteld. De derde dag is de berichtgeving ingesteld en werd de achtergrond van de software uitgelegd. Bert: “Op onze afdeling hebben we ieder een eigen taak. De monitoringsoftware was mijn taak maar alles verliep zo soepel dat ook mijn collega’s enthousiast werden. Samen met de mensen van X-ICT hebben we alles ingesteld en werden we helemaal bekend met het systeem.”

Bert raakte al snel vertrouwd met het pakket: “In het begin waren we enthousiast en wilden we alles maar kunnen zien. Maar dat gaat te ver. We kregen veel meldingen en wat wil je dan met die informatie? We zijn op zoek gegaan naar de balans tussen wat we wel en niet willen weten. Op welk moment wil je een melding ontvangen? Willen we op zaterdagavond weten of er een gebruiker wordt gelocked of wil je dan juist een melding van de temperatuur in de serverruimte? We hebben dit samen met de consultant besproken en ingesteld. We hebben goede ondersteuning en advies gekregen, het zijn allemaal prettige, mensen!”

“Nu zijn we verder en bekijken we de belangrijkste ontwikkelingen op de dashboards. Willen we iets terug zien, rapportages maken, onderzoek doen; dan is het gemakkelijk om een verdiepingsslag te maken en zien we alles wat we nodig hebben. We hebben de rapportages nu goed op orde, kunnen de pieken en dalen in het netwerk uitzoeken en weerleggen en we zijn al veel ontwikkelingen pro actief aan het oplossen.”

“We zetten graag weer een volgende stap. Er zijn steeds meer toepassingen die we willen ‘zien’”

Dashboards op ICT afdeling

Automatisering op orde
“Het was een goede zet om de monitoring aan te pakken. We worden nu op tijd gewaarschuwd en we hebben alles op orde. Dat geeft rust en we houden elkaar scherp.”

Binnen de organisatie van de Gemeente Staphorst is er ruimte voor ontwikkeling. De bode beheert de printers in het pand en wordt ondersteund door de ICT afdeling en de PIM+ monitoringsoftware. De automatisering is nu in beeld in PIM+ en dat wil Bert graag verder uitbreiden. “We zijn tevreden en trots op de manier zoals we nu werken. We zetten graag weer een volgende stap. Er zijn steeds meer toepassingen die we willen ‘zien’. We denken aan de extra rapportages en overzichten voor de bode, maar ook inzicht in de verlichting, beveiliging en we overwegen het vervangen van de telefonie.
Anderzijds kunnen we onze samenwerking met de partnergemeentes uitbreiden. Na het zien van onze dashboards zijn ook zij met de PIM+ monitoringsoftware gaan werken. Het is heel interessant om te weten hoe zij met PIM+ omgaan en wellicht kunnen we elkaar verder helpen en ideeën uitwisselen.”

ICT ontwikkelingen Gemeente Staphorst
Er zijn veel uitdagingen voor de ICT afdeling. Er wordt met andere gemeentes samengewerkt, afdelingen worden samengevoegd en daardoor blijft de IT in ontwikkeling. Bert verwacht dat er nog meer wordt gedeeld met andere locaties: “Er gaan steeds meer applicaties naar de cloud, maar wij hebben het meeste nog hier. We werken steeds meer samen met andere gemeentes en lossen samen dit soort vragen op. In gemeenteland is het lastig te voorspellen waar we het komende jaar aan gaan werken. We hebben al veel ontwikkelingen doorgemaakt, zoals de overgang van werkstations naar terminal servers en steeds meer medewerkers werken (gedeeltelijk) thuis. We hebben verruimde openingstijden en willen flexibel zijn. De ICT moet daar op aangepast worden, dat maakt ons vak mooi! Het is geen 9 tot 5 baan, steeds meer diensten worden geautomatiseerd en worden online aangeboden.”

Wij zijn er klaar voor!
Bert en zijn collega’s kijken nu uit naar nieuwe ontwikkelingen: “De ICT is nu op orde en wij zien mooie uitdagingen!  We moeten altijd vooruitdenken en hebben al stappen gemaakt in het thuiswerken, het plannen van de back up, de beveiliging, enzovoort. Beschikbaarheid is essentieel. Door het maken van de back up is het systeem even wat trager maar ja, je moet toch een back up maken. We kunnen dat nu ook testen, zonder het netwerk te belasten. Laatst hebben we een back-up test uit laten voeren. Dit is zonder problemen verlopen. Ja, dan weet je dat je als team goed bezig bent!”

Op de vraag of Bert een tip heeft voor een andere organisatie die een monitoringspakket overweegt: “Gewoon een demo aanvragen! Dan wordt het allemaal duidelijk!”

Producten & Diensten

X-ICT specialisme

Serverruimte
Monitoring
Netwerkbekabeling
Service & Onderhoud
IP Advies